Billing: Energie abrechnen

Voraussetzung

Sie brauchen ein smart-me Professional Abo, um Energiekostenabrechnungen erstellen zu können.

Video Tutorials smart-me Billing

Unsere Video Tutorial erklären Schritt für Schritt, wie mit dem Billing Tool Energiekostenabrechnungen erstellt werden:

Übersicht

Konfiguration

Rechnungen manuell erstellen

Rechnungen automatisiert erstellen

Personalisierte Rechnungsvorlagen

Billing Export für LIVIS Software

LIVIS Software: https://www.mor.ch/

Das Billing Modul bietet die Möglichkeit Nebenkostenabrechnung von der smart-me Plattform in die LIVIS Software zu übermitteln. Die Werte werden ausschliesslich in Promille angegeben. Leerstände werden ebenfalls behandelt. Zu diesem Zweck geht man wie folgt vor:

1. Man erstellt in LIVIS eine «import.txt» Datei über einen definierten Zeitraum für die gewünschten Objekte.

2. Das Billing muss so konfiguriert werden, dass eine Zuordnung vom smart-me System zu den Einträgen in der «import.txt» Datei gemacht werden kann. Für das muss man jeweils die «Liegenschaft-Nr» und die «Objekt-Nr» kennen. Diese sind unter anderem in der «import.txt» angegeben.

3. Auf der smart-me Plattform wählt man «Konfiguration -> Rechnung erstellen -> Konfiguration» und navigiert zur betroffenen Liegenschaft. Ganz zu unterst findet man nun einen Abschnitt mit der Überschrift «Externe Schlüssel zuweisen». Nun weist man jedem einzelnen Objekt einen externen Schlüssel zu. Der Schlüssel setzt sich durch die «Liegenschaft-Nr» und «Objekt-Nr» zusammen die in LIVIS definiert sind. Sie werden ohne Trennzeichen aneinandergereiht.

Beispiel:

Die Liegenschaft-Nr ist: TestliegenschaftNr01

Die Objekt-Nr ist: TestobjektNr01

Somit ergibt sich der externe Schlüssel: TestliegenschaftNr01TestobjektNr01

4. Der Export kann jetzt vorgenommen werden. Dazu wählt man «Konfiguration -> Rechnung erstellen -> Export» aus. Pro Energieart gibt muss eine separate «import.txt» Datei ausgewählt werden. Diese dürfen nicht den selben Namen haben. Man verwendet also für Strom z.B. «NK_Import_Strom.txt». Danach drückt man denn Knopf «Exportieren». Das Exportieren kann eine gewisse Zeit dauern, je nachdem wie viele Objekte vorhanden sind und über welchen Zeitraum die Abrechnung geht. Wenn der Export erfolgreich abgeschlossen ist, wird der Knopf «Herunterladen» aktiv und das Zip-Archiv mit den Abrechnungen, sowie die mit Promille-Werten befüllte Textdatei, kann heruntergeladen werden.

Export zu Bexio

smart-me billing bietet die Möglichkeit die Rechnungen automatisch in Bexio zu importieren. Bexio ist eine Business Software. Mehr Informationen: https://www.bexio.com/

Funktionen

  • Kundenverwaltung in Bexio: smart-me Billing übernimmt den Kundenstamm aus Bexio

  • Export der Rechnungen: Die Energiekostenabrechnungen können in Bexio erstellt, versendet und verwaltet werden.

  • Automatischer Zahlungsabgleich / Automatische Mahnung

1. Bexio aktivieren

  1. Öffnen Sie smart-me billing

  2. Wählen Sie "Konfiguration" und die Liegenschaft aus

  3. Bei "Export zu Drittanbieter" wählen Sie Bexio

  4. Klicken Sie auf Login und loggen Sie sich in Bexio ein

  5. Klicken Sie auf speichern


  • Rechnungstitel: Der Titel der Rechnung in Bexio

  • Sprache der Rechnung: Die Sprache welche in Bexio für die Rechnung verwendet werden soll

  • Konto für Bexio Buchungen: Das Bexio Konto an welchem die Positionen zugeordnet werden sollen

2. Mieter zuordnen

  1. Wählen Sie "Konfiguration" und eine Wohnung aus

  2. Klicken Sie unter Rechnungsadresse auf "Hinzufügen"

  3. Wählen Sie den Kontakt aus Bexio aus

3. Rechnung ins Bexio exportieren

Erstellen Sie auf einer Liegenschaft die Rechnungen

-> Die Rechnungen werden automatisch nach Bexio exportiert.

smart-me Billing übernimmt die Rechnungsnummer aus Bexio (Bespiel: RE-1570 ist in smart-me die Rechnung mit der Nummer 1570)

4. Rechnungen in Bexio

Die Rechnungen wurden nun im Bexio erstellt und können weiterverarbeitet werden.

  1. In Bexio einloggen

  2. Rechnungen aufrufen

Fehlermeldungen Export nach Bexio

Export to Bexio Error messages