Billing: Energie abrechnen

Voraussetzung

Du brauchst ein smart-me Professional Abo, um Energiekostenabrechnungen erstellen zu können. 

Webinar smart-me Billing von A-Z

In unserem Webinar wird Schritt für Schritt erklärt, wie mit dem Billing Tool Energiekostenabrechnungen erstellt werden können:

Beispiel Zusammenfassung Rechnungen.pdf
Beispiel Energiekostenabrechnung.pdf

Schritt für Schritt das Billing konfigurieren 

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung möchten wir dich bei der Konfiguration deines Billings unterstützen. Bitte beachte, dass dies nur ein Beispiel ist, an dem du dich orientieren kannst. Je nach Aufbau deiner Liegenschaft wird es Unterschiede zu unserem Beispiel geben. 

1. Zähler installieren und beschriften

Bevor du mit der Konfiguration starten kannst, müssen alle Zähler im entsprechenden Account installiert sein. Wenn dies gemacht ist, empfehlen wir dir, die Zähler zu beschriften, um eine bessere Übersicht zu bekommen. Dies wird in den Einstellungen des jeweiligen Zählers gemacht. 

Unser Vorschlag für Zählerbezeichnungen:
Medium Nutzeinheit Zählernummer
Auf diese Weise werden diese Informationen bei Reports oder Alarmen im Störungsfall direkt mit gesendet. 

2a. Ordnerstruktur erstellen und Zähler zuweisen 

Erstelle je einen Ordner für die Liegenschaft und für alle Abrechnungseinheiten (hier Wohnung 1, Wohnung 2 und Allgemein). Die Ordner der Abrechnungseinheiten werden dem Liegenschaftsordner untergeordnet. 

Ziehe nun mittels drag and drop die Zähler in die zugehörigen Abrechnungseinheiten. 

Wie die Ordnerkonfiguration funktioniert, kannst du hier nachlesen. 

Tipp: Falls du Zähler im Account hast, die du nicht brauchst, kannst du diese deaktivieren und in einen separaten Ordner (hier Inaktive Zähler) schieben. Für deaktivierte Zähler müssen keine Lizenzen gezahlt werden, man kann aber auch nicht auf deren Messwerte zugreifen und neue Messwerte werden nicht gespeichert. Wie du einen Zähler deaktivieren kannst, erfährst du in unseren FAQ.  

Hinweis: Unser Billing funktioniert nur mit Ordnerstrukturen, die zwei Ebenen haben (1. Ebene: Liegenschaft, 2. Ebene: Abrechnungseinheit). Es werden keine Unterordner (Ordner der Stufe 3 oder höher) berücksichtigt. 

2b. Kaltwasser zähler umwandeln

Gewisse M-Bus Zähler Hersteller geben bei der Datenübermittlung an, dass es sich um ein Kaltwasserzähler handelt. Dies, obwohl es ein Warmwasserzähler sein sollte. In diesem Fall muss der Zähler Typ im smart-me übersteuert werden.

Hinweis: Diese Manipulation ist mit Wärme- und Kältezähler aus technischen Gründen nicht möglich.

3. Liegenschaft erstellen 

Klicke auf Konfiguration, Rechnung erstellen, noch mal Konfiguration und dann Liegenschaft hinzufügen. Wähle die Liegenschaft, die du in Schritt 2 erstellt hast. Sie wird nun mit samt der Abrechnungseinheiten auf der linken Seite unter Liegenschaften angezeigt. 

4. Rechnungsadressen hinzufügen

Jeder Abrechnungseinheit, die abgerechnet werden soll, muss eine Rechnungsadresse hinzugefügt werden. Klicke hierfür links auf die entsprechende Abrechnungseinheit und unter Rechnungsadresse auf Hinzufügen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die Daten der Rechnungsempfänger eintragen kannst

Wird bei einer Abrechnungseinheit keine Adresse hinterlegt, wird für diese auch keine Rechnung generiert. Dies kann zum Teil gewünscht sein, wenn man zum Beispiel den Allgemeinzähler auf alle Mieter aufteilen möchte.
In unserem Beispiel werden den Abrechnungseinheiten PV und Allgemein keine Adressen hinzugefügt. 

Hinweis: Es wird für jede hinterlegte Rechnungsdresse in einer Abrechnungseinheit eine Rechnung generiert, auch wenn die Felder Adresse und E-Mail leer sind. Wenn du also bei einer Abrechnungseinheit z. B. zwei Mieter hinterlegst, werden für beide Rechnungen generiert.

5. Zähler den Abrechnungseinheiten zuweisen 

Beim Erstellen der Liegenschaft werden die Zähler automatisch der Abrechnungseinheit hinzugefügt, in dessen Ordner sie sich befinden. Nun kann es aber gewünscht sein, dass ein Zähler anteilsmässig auf andere Abrechnungseinheiten verteilt wird. In unserem Beispiel soll der Allgemein-Zähler auf die zwei Wohnungen aufgeteilt werden.

Klicke auf die entsprechende Abrechnungseinheit und scrolle zu dem Fenster Elektrizität. Hier wird bereits der Zähler der Abrechnungseinheit angezeigt (im Beispiel der Zähler von Wohnung 1). Klicke nun auf Hinzufügen, wähle den gewünschten Zähler aus und gib an, zu wie viel Prozent er der Abrechnungseinheit verrechnet werden soll.
Es ist wichtig, dass die Zähler genau zu 100 % verteilt sind. Aus diesem Grund wird der Allgemein-Zähler in unserem Beispiel aus der Abrechnungseinheit Allgemein gelöscht. Ansonsten wäre er zu 200 % verteilt (je 50 % bei beiden Mietern und 100 % im Allgemein-Ordner)

Das erklärte Vorgehen funktioniert analog für die anderen Energietypen (Wärme, Kälte etc.).

Tipp: Meistens soll der Allgemeinzähler auf alle Mieter/Abrechnungseinheiten gleich verteilt werden. Bei beispielsweise 3 Mietern ergibt dies einen Prozentanteil von 33.3333... %. Bitte geben Sie in einem solchen Fall den Anteil auf drei Nachkommastellen genau an (bei 3 Mietern also jeweils 33.333 %) . 

6. Tarife konfigurieren

Im smart-me Billing kann entweder mit den Elektrizitätstarifen oder mit virtuellen Tarifen gearbeitet werden.

6a. Virtuelle Tarife

Virtuelle Tarife erlauben es, selbst ein dynamisches Tarifmodell für die Verrechnung der Energie zu definieren. Dies kann z. B. verwendet werden, um bei einem Zusammenschluss zum Eigenverbrauch (ZEV oder Mieterstrom) zu unterscheiden, ob ein Mieter Strom von einer Solaranlage oder vom Netz bezieht. 

Bitte beachte, dass alle normalen Tarife für Elektrizität gelöscht sein müssen.

Unter Virtuelle Tarife siehst du alle bereits erfassten virtuellen Tarife. Klicke auf Hinzufügen und erfasse nun alle virtuellen Tarife.

Name: Der Name des Tarifs wird auch dem Nutzer (Mieter) angezeigt.

Tarif Type 

Solar- oder Batteriezähler
Beim Solar- und Batterietarif musst du den Zähler angeben, der die Batterie bzw. die Solaranlage misst. (Batteriezähler: Laden der Batterie = Bezug, Rückspeisung = Lieferung)

Gesamtverbrauch
Beim Solar- und Batterietarif musst du einen Zähler angeben, der alle Verbraucher, auf welche diese Energie verteilt werden soll, misst. Dies kann auch ein virtueller Zähler sein, welcher alle Verbraucher summiert (Achtung, virtuelle Zähler benötigen dann eine zusätzliche Lizenz).

Bilanzzähler (optional)
Beim Solartarif kann optional ein Bilanzzähler angegeben werden. Ist der Bilanzzähler aufgeführt, wird bei der Berechnung des Solartarifs die Energie, die ins Netz eingespeist wird, berücksichtigt. Das heisst, pro 15 Minuten wird nur die Solarenergie verteilt, die auch effektiv im Gebäude verbraucht wurde (Energie verfügbar = PV Produktion - Einspeisung Netz).

Preis / kWh: Der Preis für diesen Tarif

Gültig von: Das Datum, ab wann dieser Tarif gültig sein soll. Siehe Hinweis.

Gültig bis: Das Datum, bis wann dieser Tarif gültig sein soll. Siehe Hinweis.

Hinweis: Wir empfehlen, die Gültigkeit von 1.1.2000 bis 31.12.2099 zu setzten. Bedingung für diese Handhabung ist, dass die Rechnungen in der gleichen Periodizität versendet werden wie der lokale Energieversorger. In diesem Fall kann vor der Rechnungserstellung der Preis festgelegt werden. Wird im smart-me Billing nur der Preis geändert, ist es nicht notwendig den Knopf "neu rechnen" zu betätigen. Bei allen anderen Anpassungen ist das neu rechnen jedoch notwendig.

Aufbau der Wenn Aktion für virtuelle Tarife

Du kannst mit einer zusätzlichen Bedingung definieren, ab wann dieser Tarif gültig sein soll. Dies kann eine Zeitspanne sein (z. B. für Hoch- / Niedertarif) oder auch eine beliebige Andere. Die Bedingung muss vorher als Wenn/Dann-Aktion definiert worden sein. Die gängigsten Beispiele sind unten beschrieben.

Hinweise:

Aufbau: Einheitstarif ohne Solar

Logik: Die Zählerstände werden abgefragt und für das Billing verwendet. Es ist keine Berechnung nötig.

Aufbau: Einheitstarif mit Solar

Logik: Zuerst wird der verfügbare Solarstrom verteilt. Wenn zu wenig oder keiner verfügbar ist, wird der normale Tarif verwendet.

Aufbau: Hoch- und Niedertarif für Netzstrom und Einheitstarif bei Solarstrom

Logik: Zuerst wird der verfügbare Solarstrom verteilt. Wenn zu wenig oder keiner verfügbar ist, wird der normale Tarif verwendet, der eine Bedingung erfüllt. Zum Schluss wird der Tarif ohne Bedingung für den restlichen Strom versendet.

Aufbau: Hoch- und Niedertarif für Netz- und Solarstrom

Logik: Zuerst wird der verfügbare Solarstrom mit der gültigen Bedingung verwendet. Wenn zu wenig oder keiner verfügbar ist, wird der Normale Tarif mit der gültigen Bedingung verwendet. Es ist wichtig, dass in diesem Anwendungsfall 24h/Tag mit einer Wenn Bedingung abgedeckt ist.

Aufbau: Sommer und Winter mit Hoch- und Niedertarif für Netzstrom und Einheitstarif bei Solarstrom

Logik: Zuerst wird der verfügbare Solarstrom verwendet. Wenn zu wenig oder keiner verfügbar ist, wird der Normale Tarif mit der gültigen Bedingung verwendet. Es ist wichtig, dass in diesem Anwendungsfall 24h/Tag mit einer Wenn Bedingung abgedeckt ist.

6b. Elektrizitätstarife

Um zu den Einstellungen der Elektrizitätstarife zu kommen, klicke links auf die Liegenschaft und scrolle zu dem grünen Fenster Tarife Elektrizität. Hier werden die zwei Tarife T1 und T2 angezeigt. Wähle einen der Tarife aus und klicke auf Editieren, um Änderungen an dessen Eigenschaften vorzunehmen (z. B. Name, Preis etc.)

Um mit den Elektrizitätstarifen arbeiten zu können, muss das Tarifsignal des Elektrizitätswerks an den Tarifeingang der entsprechenden Zähler angeschlossen werden.

6c. Wasser, Wärme, Kälte und Gas

Für allen anderen Energietypen (Wärme, Kaltwasser etc.) gibt es einen Einheitstarif bei dem jeweils analog die Eigenschaften angepasst werden können.

7a. Sonstige Kosten konfigurieren auf der Ebene der Liegenschaft

In dem Feld Sonstiges können weitere Kosten-Positionen hinzugefügt werden. 

Beispiel: Die Grundkosten für Zählermiete und Dienstleistungen sollen monatlich verrechnet werden. 


7b. Sonstige Kosten konfigurieren auf der Ebene der Abrechnungseinheit

Im Billing können einzelnen Abrechnungseinheiten (Wohnungen/Mieter) separate "Sonstige"-Positionen hinzugefügt werden! So kann zum Beispiel individuelle Zählermiete verrechnet werden oder bereits gezahlte Akonto-Rechnungen (negativer Betrag) abgezogen werden. 

8. IBAN im smart-me Billing hinterlegen (Optional)

Im smart-me Billing kann die QR-Rechnung aktiviert werden.

Nach dem Hinterlegung der Kontodaten wird für jede Abrechnungseinheit (Mieter) eine QR-Rechnung für die Einzahlung angehängt.

smart-me erkennt die korrekt ausgefüllten Absender automatisch, wenn die Rechnungsadresse im Billing auf 3 Zeilen hinterlegt ist. Wenn eine Firma oder eine Anschrift gewählt wird, muss diese vor dem Namen hinzugefügt werden.

z.B.

Firma AG, Peter Lustig

Löwenzahnstrasse 42

6666 Risch

Wird keine korrekte Adresse erkannt, bleibt das Feld Absender (Zahlbar durch) in der QR-Rechnung leer.

smart-me unterstützt keine Referenznummern. Um diese nutzen zu können, wird ein Drittystem benötigt welches dies auch unterstützt (z.B.Bexio). 

Um die Rechnung ohne Referenz zu identifizieren, wird eine Zusätzliche Information (Mitteilung an den Begünstigten) auf der QR-Rechnung angefügt, welche sich wie folgt zusammensetzt: Name der Abrechnungseinheit (Ordnername), Erstellungsdatum der Rechnung und Rechnungsnummer.

Die Darstellung ist für den Versand per E-Mail optimiert. Falls die Rechnungen ausgedruckt werden, empfehlen wir, die QR-Rechnung zu deaktivieren und diese bei der Bank zu bestellen.

9. Neu Rechnen 

Falls die virtuellen Tarife benutzt werden, muss am Schluss der Konfiguration (sowie bei allfälligen späteren Konfigurationsänderungen) auf Neu rechnen geklickt werden. Hierbei werden alle vergangenen Werte neu berechnet.

10. Erstellen Sie einen Alarm für einen Verbindungsaufall. 

Auf diese Weise merkst du frühzeitig, wenn ein Zähler ausfällt und minimierst die Messdatenlücke, die daraus folgend entsteht. Mehr dazu findest du unter Alarme

Hilfreiche Hinweise

Erstellen Sie für jeden ZEV einen eigenen Account. 

Auf diese Weise sind allfällige Übergaben der Liegenschaften einfacher, da Zähler nur durch eine erneute Installation in einen anderen Account verschoben werden können. Dabei werden vergangene Messdaten nicht mit übernommen und bleiben im alten Account. 

Visualisierung 

In der Standardansicht des Ordners der Abrechnungseinheit (z. B. eine Wohnung) wird nun eine neue Kachel angezeigt. Diese gibt die Zählerstände für die virtuellen Tarife an. Wenn man auf diese Kachel klickt wird das Lastprofil für die virtuellen Tarife angezeigt. 


Ansicht für Mieter

Für die virtuellen Tarife ist eine spezielle Ansicht für Mieter vorhanden. Diese zeigt den aktuellen Energieverbrauch (Elektrizität) und die Herkunft (Solar oder Netz). Ausserdem wird in einem Balken die prozentuale Herkunft der Energie angezeigt.


Wie wird der Solarstrom aufgeteilt

Die smart-me-Plattform verwendet den Produktionszähler (PV-Zähler) zur Ermittlung der erzeugten Strommenge und den virtuellen Gesamtverbrauchszähler zur Ermittlung der verbrauchten Strommenge. Daraus wird ein prozentualer Anteil des Solarstroms berechnet. 

Jeder Stromzähler (Mieter) hat somit Anspruch auf den gleichen Anteil an Solarstrom pro 15 Minuten, z.B. 40%, unabhängig von seinem Verbrauch in kWh.

Beispiel für die Zuteilung von Solarstrom

Die Genauigkeit kann verbessert werden, indem der Bilanzzähler für den Solartarif konfiguriert wird.

Fehlermeldungen und Warnungen

Auf dieser Seite findest du eine Beschreibung der häufigsten Fehlermeldungen und mögliche Lösungen: Billing Fehlermeldungen